Bewerber-Datenschutzerklärung

Gültig seit: 1. Januar 2020

Elasticsearch, Inc., unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen („Elastic“, „wir“, „uns“ und „unser“) sind bemüht, Ihre Daten bestmöglich zu schützen. Diese Bewerber-Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) erläutert, wie wir Daten erfassen, verwenden, offenlegen und weitergeben, anhand derer Sie identifizierbar sind oder sein könnten („Personenbezogene Daten“), wenn Sie („Sie“, „Ihr“ oder „der Bewerber“) mit uns im Hinblick auf Beschäftigungs- oder Praktikumsmöglichkeiten auf irgendeine Weise (zusammenfassend die „Seiten“) in Kontakt stehen. Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Position bei Elastic interessieren und achten auf einen verantwortungsvollen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, senden Sie uns bitte eine E-Mail an privacy@elastic.co.

Personen mit Wohnsitz im EWR

Wenn Sie Ihren Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) oder in der Schweiz haben, lesen Sie bitte auch den Abschnitt „Ihre Datenschutzrechte“.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?
Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wie und an wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Datenschutzrechte
Internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Sicherheit
Wie bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Ihre Verpflichtungen
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
So erreichen Sie uns

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Wir bitten Sie, personenbezogene Daten über sich anzugeben, damit wir Ihre Bewerbung bearbeiten können. Sie geben Ihre Daten freiwillig an und bestimmen selbst, welche Informationen Sie Elastic zur Verfügung stellen. Dennoch benötigen wir bestimmte Daten, um eine Bewertung Ihrer Bewerbung vornehmen zu können. Ohne diese Daten ist es uns eventuell nicht möglich, Sie als Kandidat zu berücksichtigen.

Von Ihnen selbst übermittelte Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung stellen Sie Elastic bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung, wie z. B. Ausbildungs- und Beschäftigungshintergrund, Kontaktdaten und -präferenzen, Berufsqualifikationen, Daten zu Arbeitserlaubnis oder Visum sowie zu den Stellen oder anderen Beschäftigungsmöglichkeiten, auf die Sie sich bewerben möchten. Sie können Elastic darüber hinaus auch weitere Daten zur Verfügung stellen, wie z. B. Lebenslauf, Berufsprofil, Studiennachweise, Arbeitszeugnisse und dazugehörige Informationen, Vergütungsvorstellungen und Informationen über etwaige besondere Bedürfnisse oder Gesundheitsprobleme sowie Informationen bezüglich anderweitiger Anliegen, die im Rahmen des Rekrutierungsverfahrens berücksichtigt werden müssen.

Sensible personenbezogene Daten

Manche personenbezogenen Daten können nach Maßgabe bestimmter Datenschutzgesetze als sensible personenbezogene Daten angesehen werden. Zu den sensiblen personenbezogenen Daten gehören beispielsweise staatliche Identifikationsnummern, Informationen über Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen oder religiöse Überzeugungen, körperliche oder geistige Gesundheit oder Verfassung, sexuelle Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Des Weiteren zählen Informationen über Straftaten oder Verurteilungen zu den sensiblen Daten sowie alle anderen Informationen, die nach den geltenden Datenschutzgesetzen als sensibel anzusehen sind.

Elastic fordert bei Rekrutierungsverfahren keine sensiblen personenbezogenen Daten an, es sei denn, dies ist durch lokale Gesetze erlaubt oder erforderlich (z. B. zwecks Gleichstellungs-Monitoring oder zur Durchsetzung interner Vielfalts- und Antidiskriminierungsrichtlinien). Wenn es gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich ist, bitten wir Sie, Ihre Einwilligung für die Verwendung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten zu erteilen.

Daten aus Drittquellen

Elastic erfasst möglicherweise auch Daten von Dritten, die berechtigt sind, Ihre Daten an uns weiterzugeben, z. B. in Verbindung mit einer Hintergrund- oder Bewerberprüfung oder einem Arbeitszeugnis. Solche Dritten können auch soziale Medien (z. B. LinkedIn) sein.

Soweit gesetzlich zulässig und erforderlich, muss Elastic möglicherweise auch Hintergrund- oder Strafregisterprüfungen durchführen, um festzustellen, ob Sie sich als Kandidat für eine offene Position oder Stelle eignen.

Automatische Erfassung

Wir erfassen automatisch personenbezogene Daten über unsere Websites, z. B. über unsere „Jobs“-Seite, auf der Sie nach Stellenangeboten suchen können. Weitere Informationen zu den Daten, die wir über unsere Websites erfassen, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

In unserem Bewerbungs- und Rekrutierungsverfahren verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten (wie oben beschrieben) unter anderem für folgende Zwecke:

  • Bewertung Ihrer Qualifikationen, Fähigkeiten und Interessen im Hinblick auf unsere Stellenangebote;
  • Überprüfung der von Ihnen oder anderen Personen zur Verfügung gestellten Daten und Durchführung von Referenz- oder Hintergrundprüfungen oder (falls erforderlich);
  • Durchführung des Rekrutierungsverfahrens und von Bewerbungsgesprächen;
  • Erstellung eines Anschreibens mit unserem Jobangebot, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich war;
  • Verwaltung und Verbesserung des Rekrutierungsverfahrens;
  • Erstellung von Managementberichten mit Analysen von Rekrutierungskennzahlen, wie z. B. der Dauer des Rekrutierungsverfahrens;
  • Einhaltung der geltenden Gesetze, Vorschriften, Rechtsverfahren sowie Erfüllung durchsetzbarer behördlicher Anforderungen; oder
  • Proaktive Recherche Ihres Ausbildungs- und Berufshintergrunds sowie Ihrer Fähigkeiten und Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn wir glauben, dass Sie für eine Stelle bei uns geeignet sind.

Wir verwenden Ihre Daten auch, um die Rechte und das Eigentum von Elastic, unseren Nutzern, Bewerbern, Kandidaten, Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit zu schützen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

Wenn Ihnen eine Stelle bei Elastic angeboten wird und Sie diese annehmen, werden die während des Bewerbungs- und Rekrutierungsverfahrens gesammelten Informationen in Ihre Mitarbeiterdaten aufgenommen.

Wie und an wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Elastic verkauft Ihre Bewerbungsdaten nicht an unabhängige Dritte für deren Werbezwecke. Wir beschränken den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf diejenigen Personen, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, sowie auf Dritte, die ein berechtigtes Interesse am Zugriff auf diese Daten haben. Unter den folgenden Umständen geben wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an Dritte weiter:

  • Unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen, im Hinblick auf die oben beschriebenen Zwecke.
  • Anbieter, Berater und andere Dienstleister: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise unternehmensintern sowie an Dienstleister, Agenten und anderen Dritte (z. B. Personalvermittler, Berater, Anwälte und Anbieter von Hintergrundprüfungen) weiter, wenn dies in Verbindung mit der Einstellung, Rekrutierung, Unternehmensführung, Übernahme sowie gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen erforderlich ist. Wir verpflichten diese Dritten, die erhaltenen Daten durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu schützen und verbieten ihnen, die Daten für ihre eigenen Zwecke oder für andere Zwecke als die Erbringung der Dienstleistung zu verwenden.
  • Zuständige Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Regierungsbehörden, Gerichte oder Dritte: Wir geben möglicherweise Daten weiter, wenn wir glauben, dass diese Weitergabe notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist, um gesetzlichen Vorgaben oder behördlichen Anfragen zu entsprechen (einschließlich der Antwort auf Anfragen von Behörden sowie, um Gesetze zur Chancengleichheit oder Forderungen von Sicherheits- oder Strafverfolgungsbehörden zu erfüllen); oder zur Ausübung, Geltendmachung oder Wahrung unserer gesetzlichen Rechte.
  • Geschäftsumwandlung: Wir geben Ihre Daten möglicherweise im Rahmen von oder während Verhandlungen über eine Fusion, den Verkauf von Gesellschaftsvermögen, Finanzierungen, den Verkauf, die Auflösung oder Reorganisation der Gesellschaft oder bei ähnlichen Ereignissen weiter. Wir informieren in diesem Fall den/die jeweiligen Käufer darüber, dass Ihre Informationen nur in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwendet werden dürfen.
  • Mit Ihrer Einwilligung: Wenn wir Ihre entsprechende Einwilligung erhalten haben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise für alle Zwecke weiter.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im EWR und in der Schweiz in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Erforderlich für Vorbereitung und Abschluss Ihres Arbeitsvertrags
  • In Übereinstimmung mit speziellen Einwilligungen, die Sie jederzeit widerrufen können
  • Erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
  • Dient dem Schutz Ihrer grundlegenden Interessen oder der Interessen Anderer
  • Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (oder der Interessen Anderer), einschließlich unseres Interesses an der Prüfung der Eignung von Kandidaten für aktuelle und zukünftige Vakanzen und an der Verwaltung und Verbesserung unserer Bewerbungs- und Rekrutierungsverfahren, wenn Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfordern, nicht gegenüber diesen berechtigten Interessen überwiegen

Besonders schutzwürdige Daten: Daten wie z. B. Gesundheitsdaten unterliegen in der EU besonderen Schutzbestimmungen. Wir verarbeiten solche Daten möglicherweise, soweit dies zur Erfüllung unserer Verpflichtungen, zur Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung eines uns zustehenden Rechtsanspruchs, mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Geltendmachung unserer oder Ihrer Rechte im Rahmen von arbeits- oder sozialversicherungsrechtlichen Verfahren erforderlich ist. Beispielsweise müssen wir möglicherweise Informationen über Ihren Gesundheitszustand verarbeiten, um Ihre besonderen Bedürfnisse zu berücksichtigen, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch vor Ort eingeladen werden.

Ihre Datenschutzrechte

Möglicherweise haben Sie nach geltendem Recht (z. B. nach der allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union („EU“), die für die personenbezogenen Daten von Personen mit Wohnsitz in der EU gilt, oder dem California Consumer Privacy Act von 2018) einen Rechtsanspruch auf Zugriff auf die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen, berichtigen oder aktualisieren oder aber Ihre Zustimmung zur Erfassung Ihrer Daten widerrufen möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail an privacy@elastic.co. Wir versuchen, auf Ihre Anfrage(n) so schnell wie möglich und in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht zu reagieren. Beachten Sie, dass wir in einigen zulässigen Fällen eine Gebühr für Datenzugriffsanfragen erheben können.

Internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Elastic ist weltweit tätig. Somit können personenbezogene Daten, einschließlich personenbezogener Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) oder in der Schweiz erfasst wurden, außerhalb des Landes oder der Region, in dem/der sie ursprünglich erfasst wurden, gespeichert und verarbeitet werden. Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe dieser Erklärung an allen Orten, an denen sie verarbeitet werden, und haben geeignete vertragliche oder andere Maßnahmen getroffen, um ihren Schutz gemäß den geltenden Gesetzen zu gewährleisten. Zu diesen Schritten gehören die Umsetzung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und der Rückgriff auf die Angemessenheitsentscheidungen der Europäischen Kommission über bestimmte Länder, soweit anwendbar, für Datenübermittlungen aus dem EWR in die USA und in andere Länder. Mit unseren Dienstleistern, Partnern und verbundenen Unternehmen haben wir ähnliche angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen.

Sicherheit

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst und haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre Daten zu schützen. Jedoch kann eine vollständige Sicherheit nicht gewährleistet werden, daher empfehlen wir Ihnen, bei der Angabe Ihrer personenbezogenen Daten im Internet vorsichtig vorzugehen und zu Ihrem Schutz Endpoint-Security, Internet-Firewalls, Antiviren- und Anti-Spyware und ähnliche Technologien zu verwenden. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend (siehe unten im Abschnitt „So erreichen Sie uns“).

Wie bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, zur Streitbeilegung und zur Durchsetzung unserer vertraglichen Vereinbarungen erforderlich oder aber zur Wahrung unserer berechtigten Interessen notwendig ist, z. B. um Sie als Kandidat für andere aktuelle und zukünftige Vakanzen bei Elastic in Betracht ziehen zu können.

Wenn Sie sich erfolgreich auf eine Stelle bei Elastic bewerben, bewahren wir die Daten, die Sie während des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen, sowie Daten über Ihren Bewerbungsprozess als Teil Ihrer Mitarbeiterdaten auf.

Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre Daten zur Berücksichtigung für andere Vakanzen aufbewahren oder sie aktualisieren, teilen Sie uns das bitte in einer E-Mail an privacy@elastic.co mit. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir möglicherweise einige Daten aufbewahren, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Ihre Verpflichtungen

Sie tragen die Verantwortung für die Daten, die Sie Elastic zur Verfügung stellen, und es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass diese wahr, korrekt, genau und in keiner Weise irreführend sind. Sie sind verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihre Daten keine Materialien enthalten, die obszön oder ehrverletzend sind oder die Rechte Dritter verletzen sowie, dass sie keinen Schadcode enthalten und nicht anderweitig rechtlich angreifbar sind. Des Weiteren sind Sie, wenn Sie Daten über andere Personen, wie z. B. Personen, die Sie als Referenzen („Referenzgeber“) angeben, zur Verfügung stellen, dafür verantwortlich, alle diesbezüglichen Mitteilungen zu tätigen und alle Einwilligungen einzuholen, die Elastic benötigt, um diese Daten nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung zu erfassen und zu verwenden, bevor Sie Elastic die personenbezogenen Daten dieses Referenzgebers zur Verfügung stellen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Elastic überprüft und aktualisiert diese Erklärung regelmäßig, um sie an Veränderungen im rechtlichen, technischen und geschäftlichen Umfeld anzupassen. Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, vermerken wir oben das Datum der jeweils letzten Aktualisierung. Bei wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzerklärung ergreifen wir möglicherweise geeignete Maßnahmen, um Sie in einer Weise zu informieren, die der Bedeutung der von uns vorgenommenen Änderungen entspricht. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um sich darüber zu informieren, wie Elastic Ihre Daten verarbeitet.

So erreichen Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzerklärung haben, erreichen Sie uns telefonisch unter +1.650.458.2620, per E-Mail an privacy@elastic.co oder per Post an:

Elasticsearch, Inc.
Attn: Privacy Team
800 W. El Camino Real, Suite 350
Mountain View, CA 94040 USA

oder

Elasticsearch B.V.
Attn: Privacy Team
Keizersgracht 281
1016 ED Amsterdam
Niederlande

Datenschutzbeauftragter Elastic hat einen externen Datenschutzbeauftragten für die deutschen Betroffenen ernannt. Bei Fragen zur Erfassung, Speicherung, Weitergabe oder Verwendung von Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragten, indem Sie eine E-Mail an elastic@rehm-datenschutz.de schreiben.

Wenn wir Ihre Anliegen nicht klären können, haben Sie das Recht, Kontakt zu Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde aufzunehmen oder auf per Gericht Rechtsbehelfe einzulegen, falls Sie der Auffassung sind, dass Ihr Antrag auf Geltendmachung Ihrer Rechte nicht anerkannt wurde.

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