社内の重要なコンテンツを探す作業は、社員にとって大きな課題です ― 解決策として、“優れた検索機能”を構築しましょう

新型コロナウイルス感染症の拡大によって大多数の人がバーチャルな業務との格闘を強いられる以前から、大抵の組織では無数のチームや何十個ものアプリにコンテンツが散在し、山積みにされていました。しかし最近の調査によって、粗悪な社員エクスペリエンスが生産性と信頼、機会に大きな代償をもたらすことが明らかになっています。

ハイブリッドな就労環境が今後も続くことが予測される一方、Elasticの委託によりWakefield Researchが実施した調査では、回答対象となった米国在住の1,000名のナレッジワーカーの58％が在宅勤務の最大の問題として「ドキュメント検索」を挙げました。さらに回答者の81％は、「上司やクライアントから“ボツ”を食らったドキュメントを見つけようとして苦戦した経験がある」と答えています。経営層がコロナ後の様々な成長戦略を描き出し、一方で分散型の就業パターンへのニーズも継続している現在、ビジネスリーダーは、「あのファイル、出せる？」という最もありふれた問いかけに反応する社員を適切な手法で支援しなければなりません。

［一元的な社内向け検索構築の準備とは？］

“生産性”の代償

従業員の生産性を引き下げる最大の要因がドキュメントやファイル検索に奪われる時間であることは、特段驚くに値しません。調査対象者の54％は、「メールへの返信よりもドキュメントの検索に時間を費やしている」と回答しています。またリモートワーク主体の職場に限定すると、その数字は60％にまで上昇します。「その時間と労力を組織のプロセス改善に、あるいは作業空間を整理して生産性を高めたり、会議を準備したりすることに使えたはず」と社員は感じているのです。

“信頼”の代償

社員が必要なときに必要な情報を見つけることができない場合、その影響の範囲は時間的なロスや生産性の低下にとどまりません。それは、社員が業務に注力する能力の低下を招きます。調査対象者の80％は、「ファイルやドキュメントが見つからず、上司やクライアントからの批判、あるいはネガティブな反響に対する自己弁護が必要となった経験がある」と回答しています。しかもこうした状況が、対象者の31％に頻繁に生じていることも明らかになりました。効果的な社内向け検索ソリューションがなければ、社員は緊迫した状況を乗り越え、また肝心な場面で適切な印象を与えるために必要な信頼を維持することができません。

“機会”の代償

お粗末な検索エクスペリエンスによって最も顕著な損失が生じる分野は、将来の機会です。調査対象者の3分の1近くは、「ファイルやドキュメントの検索に奪われる時間が短ければ、専門的なスキルセットを強化する取り組みにより多くの時間をかけることができた」と回答しています。また26％が「クライアントや同僚とより良い関係性を築きたい」と考えていることも明らかになりました。情報がすぐに見つからない環境は、社員の時間や生産性、自信を損なうだけでなく、文字通り、キャリアを築く機会を奪っているのです。

一元的な社内向け検索の構築が、解決策となる

バーチャルな業務への移行が加速し続ける状況で、社員が必要なコンテンツを発見するために、組織としてどのように支援できるでしょうか。この問題は、広く認知されています。調査対象者の58％は、「リモートワークをサポートするために解消されるべき上位3つの問題」に「コンテンツの見つけやすさ」を挙げており、「最優先の問題」と回答した対象者も41％に上りました。

この問題の解決策は、“検索”です。検索は、必要なとき、必要なコンテンツの取得を支援してストレスを軽減するだけでなく、コンテンツの無駄な重複を最小化し、生産性を高めます。一元的な社内向け検索を導入すれば、検索を1か所で完結させることができます。社員はコンテンツを求めてあちこちを延々と検索する必要がなくなり、本来の有意義な業務に取り組むことができます。

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