Was bedeutet Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist der Prozess des Erstellens, Erfassens, Strukturierens, Speicherns, Analysierens und Teilens von Wissen innerhalb einer Organisation, um die betriebliche Effizienz zu steigern. Da alle Unternehmen auf Daten angewiesen sind, tragen Wissensmanagement-Tools dazu bei, eine effektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Die Art und Weise, wie Unternehmen Daten (oder Wissen) verwalten, wirkt sich direkt auf Produktivität, Wachstum und Ausfallsicherheit aus. Effektive Wissensmanagementsysteme ermöglichen es den Mitarbeitenden, bei Bedarf schnell auf Informationen zuzugreifen. Das Ergebnis ist eine verbesserte Zusammenarbeit, schnellere Reaktionszeiten, ein besserer Kundenservice und allgemeine Geschäftsergebnisse.

Wissensmanagement erfasst, speichert und verbreitet wichtige Informationen von Team- und Organisationsdaten bis hin zu internen und externen Nachrichten. Markttrends, Leistungsberichte, Strategiedokumente, Beschaffungsströme und vieles mehr bilden ein Netz von Informationen, die, wenn sie effektiv verwaltet werden, die operative Effizienz verbessern können.

Das Wissensmanagement ist auf ein Wissensmanagementsystem angewiesen, das aus Datenbanken und Protokollen besteht. Ein effektives Wissensmanagement erfordert auch ein Verständnis der Prozesse, die für die Abläufe einer Organisation wichtig sind oder auch nur eine untergeordnete Rolle spielen. Da die Datenmengen zunehmen und Unternehmen sich zu verteilten Modellen entwickeln, bietet ein effizientes Wissensmanagement Unternehmen mehr Flexibilität, Geschwindigkeit und bessere Einblicke. Hier kommt die Suche ins Spiel. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit der Suche und Such-KI-Technologie zur Verbesserung von Wissensmanagementsystemen und -fähigkeiten können Unternehmen ihre Entscheidungsfindung unterstützen und Innovationen vorantreiben.

Organisationen stützen sich auf drei Hauptarten von Wissen: explizites Wissen, stilles Wissen und implizites Wissen. Explizites, stilles und implizites Wissen spielen innerhalb einer Organisation unterschiedliche Rollen. Sie werden oft als Know-What-, Know-how- und Know-Why-Wissen bezeichnet. Zu verstehen, welche Art von Information unter welche Art von Wissen fällt, ist der Schlüssel zu einem effektiven Wissensmanagement, das die Identifizierung, Erfassung und Speicherung von Wissen unterstützt.

Explizites Wissen

Explizites Wissen ist definiert als Wissen, das leicht definiert, aufgezeichnet und verbreitet werden kann. Es ist die Art von Wissen, die am leichtesten geteilt werden kann. Explizites Wissen kann Betriebsabläufe, Unternehmensrichtlinien, Forschungsberichte, finanzielle und historische Daten, genehmigte FAQs und mehr beinhalten. Wenn Sie es sagen oder aufschreiben können, es ist explizites Wissen.

Unternehmen benötigen explizites Wissen, um neue Mitarbeitende zu schulen, die Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Wissensspeicher, wie die Standardarbeitsanweisungen eines Unternehmens, enthalten explizites Wissen und leiten die Mitarbeitenden bei einer Vielzahl von Aufgaben an. Durch die effektive Verwaltung von explizitem Wissen verbessern Unternehmen ihre Effizienz und Widerstandsfähigkeit: Teams können Fehler reduzieren und sicherstellen, dass bewährte Verfahren konsequent befolgt werden. 

Implizites Wissen

Implizites Wissen ist das aus individueller Erfahrung gewonnene Wissen und ist schwieriger zu definieren. Dazu zählen die im Laufe der Zeit erworbenen Instinkte, die Intuition und die Fähigkeiten. Der Erwerb von implizitem Wissen ist weniger einfach als der Zugang zu explizitem Wissen. Es kann durch Mentorenschaft, Coworking, gemeinsam genutzte Räume und Erfahrungen sowie durch Ausbildung vermittelt werden. 

Ein Beispiel für implizites Wissen könnte die Art und Weise sein, wie ein Projektmanager die Bedürfnisse eines Kunden liest: Er könnte durch seine Intuition und jahrelange Erfahrung verstehen, dass der Kunde häufigere Aktualisierungen und einen kooperativeren Ansatz bei den Ergebnissen benötigt, um eine erfolgreiche Beziehung aufrechtzuerhalten. Der Projektmanager ist vielleicht nicht in der Lage, seinen Instinkt klar zu erklären, aber er verfügt über das für den Erfolg erforderliche implizite Wissen. 

Stilles Wissen

Stilles Wissen wird zwar manchmal gleichbedeutend mit stillschweigendem Wissen verwendet, kann aber als Anwendung von explizitem Wissen – also von Know-how – definiert werden. Es muss noch kodifiziert werden, dient aber als Brücke zwischen explizitem und implizitem Wissen. Ein Codierer könnte zum Beispiel eine Kollegin konsultieren, um zu erfahren, wie er bei einem bestimmten Problem vorgehen sollte. Seine Kollegin gibt ihm stilles Wissen weiter, um bei der Problemlösung zu helfen.  

Um stilles Wissen aufzuzeichnen, können Organisationen reflektierende Praktiken fördern, wie Nachbesprechungen oder Besprechungen nach dem Projekt, in denen Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Erkenntnisse besprechen können. Das erhöht die Sichtbarkeit des stillen Wissens, macht es für andere zugänglich und dient dem Prozess des Wissensmanagements innerhalb einer Organisation.  

Letztendlich können sich Unternehmen auf die 5 Säulen (im Englischen auch „die fünf P's“) des Wissensmanagements verlassen: Zweck, Menschen, Prozesse, Plattform und Leistung.

1. Zweck: Die Frage, die hier gestellt werden muss, ist, was die allgemeinen Ziele der Organisation sind und wie Wissen dazu beitragen kann, diese strategischen Ziele zu erreichen.
2. Menschen: Menschen mit den richtigen Fähigkeiten können zum Wissen einer Organisation beitragen. Wissensmanagement hängt auch davon ab, dass Sie die Bedürfnisse der Endnutzenden und Interessengruppen verstehen.
3. Prozess: Wissensmanagement ist mit den Systemen, der Verwaltung und den Richtlinien des Unternehmens verbunden, und es muss sichergestellt werden, dass diese effizient befolgt werden.
4. Plattform: Das Erfassen und Teilen von Wissen hängt davon ab, die richtigen Tools, technischen Ansätze und Lösungen zu finden.
5. Leistung: Wie bei jedem Managementprojekt ist es unerlässlich, die Leistung kontinuierlich an den Unternehmenszielen zu messen und eine Feedback-Schleife einzurichten.

Durch die Definition dieser Komponenten können Organisationen maßgeschneiderte Strategien entwickeln und ihre eigenen Best Practices für die Initiierung effizienter Arbeitsabläufe, die Auswahl der richtigen Tools, die Identifizierung von Stakeholdern und die Messung des Erfolgs von Wissensmanagementinitiativen etablieren.

Der Prozess des Wissensmanagements ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, genauso wie Prozesse und Standardverfahren. Effektives Wissensmanagement ist jedoch im Kern ein systematischer Prozess, der manchmal durch vier Cs (im Englischen) definiert wird: Kreation, Erfassung, Kuration und Zusammenarbeit. Auch wenn die Bezeichnungen für die einzelnen Phasen des Prozesses unterschiedlich sein können, umfasst das Erfassen, Speichern, Teilen und Nutzen von Wissen innerhalb einer Organisation im Allgemeinen die folgenden Schritte:

1. Wissensschaffung

Der erste Schritt im Wissensmanagementprozess besteht darin, zu ermitteln, welches Wissen im Unternehmen vorhanden ist und welche Informationen für den Betrieb entscheidend sind. Das ist die Schaffung von Wissen. Das Verständnis des Unterschieds zwischen explizitem, stillem und implizitem Wissen in diesem Schritt ist entscheidend für die folgenden Schritte im Managementprozess.

2. Wissensaufnahme

Sobald das Wissen erworben wurde, muss es erfasst, aufgezeichnet und/oder kodifiziert werden. Unternehmen können explizites Wissen in strukturierten Datenbanken wie Tabellenkalkulationen oder Handbüchern dokumentieren. Implizites und stilles Wissen kann durch Interviews, Mentorenprogramme oder Fallstudien erfasst werden, bevor es gespeichert wird.

3. Wissensspeicherung

Die Wissensspeicherung ist ein wichtiger Schritt im Wissensmanagementprozess. Die Art und Weise, wie und wo die Informationen gespeichert werden, entscheidet darüber, wie einfach der Zugriff für die Betroffenen ist. Dieser Schritt erfordert ein Informationstechnologiesystem (IT-System): Hier wird Wissen zu Informationen, die zu Daten werden. Die meisten Arten von Wissen werden in einem IT-System als unstrukturierte Daten kategorisiert und in Wissensspeichern oder Datenbanken gespeichert. Unterschiedliche Datentypen erfordern möglicherweise eine unterschiedliche Formatierung, um in bestimmte Repositorys zu passen.

Entdecken Sie Best Practices für die Speicherung unstrukturierter Daten

4. Wissensaustausch

Sobald Wissen erworben, erfasst und gespeichert wurde, kann es für den persönlichen und kollektiven Gebrauch in einer Organisation durch Schulung, Briefing und Austausch geteilt werden. Die erfolgreiche Weitergabe oder Verbreitung von Wissen ist an die Unternehmenskultur gebunden: Wenn ein Unternehmen die Weitergabe von Wissen von Grund auf fördert, unterstützt es die Verbreitung von Informationen. Das wiederum kann einer Organisation helfen, einen Wettbewerbsvorteil durch höhere Produktivität, bessere Moral und letztlich mehr Widerstandsfähigkeit zu erhalten.

5. Überprüfung und Aktualisierung des Wissens

Die Überprüfung und Aktualisierung von Wissen ist ein wesentlicher Bestandteil eines insgesamt kontinuierlichen und fortlaufenden Prozesses. So wie sich das Wissen weiterentwickelt, muss auch seine Erfassung weiterentwickelt werden. Veraltete Informationen können in jeder Organisationsmaschinerie zu einem Problem werden. Deshalb ist es wichtig, das Wissen regelmäßig durch Audits zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.

Wenn es richtig gemacht wird, erstrecken sich die Vorteile des Wissensmanagements von der internen Leistung bis hin zum Unternehmenswachstum. Organisationen konsumieren und produzieren Informationen, um zu funktionieren. Das Verständnis, die Nutzung und die Anwendung dieser Informationen auf Geschäftspraktiken halten Unternehmen wettbewerbsfähig. Effektive Wissensmanagementsysteme beeinflussen die Produktivität, die Effizienz und das Endergebnis, indem sie die betriebliche Effizienz optimieren und Innovationen vorantreiben.

Bessere Leistung

Der reibungslose Zugriff auf Informationen, wenn sie benötigt werden, ermöglicht es den Mitarbeitenden, schneller Entscheidungen zu treffen, besser zusammenzuarbeiten und effizienter zu arbeiten. Dadurch verbessert sich die Gesamtleistung der Organisation.

Verbesserte Wettbewerbsanalyse

Ein Wissensmanagement, das auf ein Unternehmen zugeschnitten ist, berücksichtigt in der Phase der Wissensidentifizierung, welche Daten für das Unternehmen relevant sind. Durch das Sammeln, Verarbeiten und Speichern von Informationen über Markttrends, Konkurrenten und Kundenpräferenzen erhalten Unternehmen einen Vorsprung bei ihren Wettbewerbsanalysen.

Kontinuierliche Verbesserung

Der Austausch von Wissen trägt zur kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation bei. Wenn Mitarbeitende voneinander lernen und Zugriff auf aktuelle Informationen haben, profitiert das Unternehmen – insbesondere, wenn eine Kultur des Wissensaustauschs etabliert ist. Die Erfassung von Wissen ist auch Teil einer kontinuierlichen Feedbackschleife, die die Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen unterstützt.

Förderung von Innovation

Wenn Wissen frei geteilt wird und leicht zugänglich ist, kann Innovation gedeihen. Erfolgreiches Wissensmanagement erleichtert den Austausch von Ideen, fördert die Zusammenarbeit und hilft, Silos zu durchbrechen, indem es disparate Informationen miteinander verbindet. Das führt zu bahnbrechenden Innovationen. Indem Sie den Zugang zu Wissen erleichtern und eine Kultur des Wissensaustauschs fördern, können Unternehmen die kollektive Intelligenz ihrer Mitarbeitenden nutzen, um neue Ideen und Lösungen zu entwickeln.

Die Identifizierung erfolgreicher Wissensmanagementstrategien kann damit beginnen, zu verstehen, wie Wissensmanagement scheitert. Das Horten von Wissen – der Anti-Wissensaustausch – kann zu erheblichen Wissenslücken führen und die Produktivität aktiv verringern. Die Weitergabe veralteter Informationen kann sich ebenfalls negativ auf das Endergebnis auswirken. In den meisten Fällen kann die Suche nach Informationen zeit- und ressourcenintensiv sein – das Gegenteil von Produktivität und Effizienz. Effektives Wissensmanagement beruht auf diesen Strategien:

• Organisationskultur und Führung: Die Kultur ist das Gegenmittel gegen das Horten von Wissen und das Herzstück eines erfolgreichen Wissensmanagementsystems. Eine Umgebung, die den Wissensaustausch – explizit, implizit und still – aktiv fördert und belohnt, unterstützt die Zusammenarbeit und Produktivität und fördert Innovationen.

• Anreize und Belohnungen: Um eine Kultur des Wissensaustauschs zu festigen, können Unternehmen Anreize und Belohnungen für ihre Mitarbeitenden implementieren. Die Ermutigung der Mitarbeitenden, sich am Wissensmanagement zu beteiligen, hilft letztlich dem kontinuierlichen Prozess insgesamt: Das Ersetzen veralteter Informationen ist entscheidend für ein erfolgreiches Wissensmanagement. Die Implementierung eines Protokolls für häufige Wissensaktualisierungen kann helfen, den ständigen Informationsfluss in einem Unternehmen zu bewältigen.

• Wissensmanagementsysteme: Wissensmanagementsysteme (KMS) sind entscheidend für die Erfassung, Speicherung und Verbreitung von Wissen. Damit diese Systeme ihren Benutzenden dienen können, müssen sie benutzerfreundlich, zugänglich und mit den erforderlichen Tools integriert sein.

  Die Suche nach Informationen kann das größte Hindernis für die Effizienz sein. Die Implementierung von Suchwerkzeugen in Wissensmanagementsystemen ist entscheidend für die effektive Verbreitung und Anwendung von Wissen. Die Nutzung von KI durch Conversational-Search-Anwendungen kann auch als nächster Schritt bei der Integration von Suche und Wissensmanagement angesehen werden.

• Schulung und Entwicklung: Die Einführung einer Kultur des Wissensaustauschs, von Anreizen und Belohnungen ist zwar eine Schlüsselstrategie für effizientes Wissensmanagement, muss aber durch die Schulung und Entwicklung der Mitarbeitenden unterstützt werden. Das gewährleistet eine Standardisierung des Wissensmanagements innerhalb des Unternehmens und führt zu einer leistungsfähigen Belegschaft.

Die Suche ist der Schlüssel zu effektivem Wissensmanagement. Elasticsearch ist ein hochgradig skalierbares Tool für die Erstellung interner Suchfunktionen in der Wissensdatenbank – unabhängig von der Größe des Unternehmens oder dem Datenvolumen.

Die erweiterten Suchfunktionen von Elastic basieren auf künstlicher Intelligenz und tragen dazu bei, die Suchzeit zu minimieren, indem sie Quellen zentralisieren, die Relevanz durch maschinelles Lernen verbessern und Daten auf einer Plattform zusammenführen.

Mit Elastic Observability können Unternehmen ihre Wissensmanagement-Prozesse mit Echtzeitanalysen, branchenübergreifender Systemtransparenz und umsetzbaren Erkenntnissen verbessern.

• Was ist konversationsfähige KI (auch Conversational AI)?
• Suchfunktion für Ihre Wissensdatenbank implementieren
• Kundensupport für Wissensdatenbanken und Helpdesk-Software
• Karbon transformiert mit Elastic das Wissensmanagement in der Accounting-Branche
• Evolution der Arbeitsplatzsuche: Durchsuchen Sie Ihre privaten Daten mit Elasticsearch